clock-95330_300Saat begitu datang di kantor, Anda menyadari begitu banyak hal yang harus dikerjakan. Belum nanti ada permintaan rekan-rekan dan pimpinan terhadap hal yang menjadi tanggung jawab Anda. Sebuah pekerjaan dadakan yang tidak Anda perkirakan sebelumnya. Anda bisa bingung, apa yang harus dikerjakan dahulu. Padahal semuanya minta didahulukan, karena merasa semuanya penting. Dan Anda sudah merasa harus pulang malam alias nglembur.

Karena itu perlu begitu tiba di kantor saat memulai pekerjaan, Anda merencanakan hal-hal apa yang akan dikerjakan hari ini. Manfaatkan semua alat seperti diari, notes, kalender, tablet, komputer atau ponsel pintar Anda.

Buatlah perencanaan yang matang dan bagus. Berikuts tips untuk membuat perencanaan yang efektif agar Anda dapat mengoptimalkan waktu kantor Anda.

  1. Tuliskan semua yang ingin dilakukan
    Tuliskan semua kegiatan yang Anda ingin lakukan hari ini. Semuanya. Kecil, besar, penting, remeh, rutin, insidentil, berdampak kecil, berdampak besar dan lainnya. Jangan dibingungkan dulu masalah jadwalnya. Tulis semua yang ingin Anda kerjakan hari ini. Termasuk kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan jauh-jauh hari sebelumnya seperti meeting dengan klien.
  2. Catat tujuan kegiatan
    Setelah ditulis semua kegiatan, catat tujuan dari masing-masing kegiatan. Apa yang menjadi target dari kegiatan tersebut. Termasuk dengan siapa, bila memang tidak Anda saja yang mengerjakan kegiatan itu. Juga catat lokasi kegiatan.
  3. Atur jadwal
    Setelah itu, baru Anda atur jadwalnya. Kapan. Apa saja kegiatan yang harus dikerjakan hari ini. Hal yang wajib. Dan kegiatan apa yang bisa ditunda sebagai pilihan (optional).
  4. Realistis
    Buatlah jadwal secara realistis. Jangan secara ideal. Bilamana memang tidak memungkinkan, drop saja. Dan kalau memang ada perjalanan, perkirakan waktunya dan tambahkan 10-20% waktu untuk cadangan untuk macet atau keterlambatan.
  5. Disiplin pada tujuan
    Saat melakukan kegiatan yang sudah dijadwalkan, Anda harus ingat tujuan kegiatan tersebut. Dan Anda harus disiplin dengan tujuan itu. Misal saat mengikuti rapat, catat apa yang menjadi tujuan rapat, siapkan termasuk materi juga pertanyaan yang akan diajukan. Saat rapat, utarakan maksud dan tujuan rapat tersebut, agar jelas arah jalan rapat dan tepat sasaran.
  6. Tepat waktu
    Selalu tepat waktu pada jadwal yang disiapkan, misal: rapat dengan klien. Dengan disiplin waktu berarti kita menghormati waktu, memperhatikan kepentingan dan keperluan orang lain. Sehingga berharap yang lain juga melakukan hal yang sama, tepat waktu. Selain itu dengan tepat waktu menunjukkan profesional, bertanggung jawab dan menunjukann Anda mampu mengontrol jadwal yang padat.
  7. Konfirmasi ulang
    Saat melakukan kegiatan bersama orang lain seperti rapat, pastikan dulu kesediaannya. Lakukan konfirmasi. Karena Anda tidak bisa mengontrol orang lain. Bisa jadi mereka tiba-tiba ada kesibukan lain dan mendadak batal. Daripada waktu terbuang percuma karena datang ke tempat perjanjian tapi batal, lebih baik melakukan konfirmasi ulang.
  8. Evaluasi ulang
    Secara periodik, misal sebulan sekali, lakukan evaluasi ulang. Berapa persen kegiatan yang dijadwal telah dilaksanakan. Bila kurang dari 50%, berarti banyak kegiatan yang direncanakan tidak bisa jalan. Evaluasi kenapa demikian. Dengan begitu ke depan banyak kegiatan yang lebih terencana dengan baik dan dilaksanakan sesuai jadwal.

Menyusun jadwal efektif bisa membantu memanfaatkan waktu kantor lebih optimal dan lebih produktif. Bila Anda menemukan ada hari-hari terasa lebih cepat dari biasanya atau sebaliknya lebih lambat dari biasanya, maka ada kemungkinan Anda membutuhkan penjadwalan waktu yang lebih optimal. *(my/20160721)